BP4: Базовые возможности > Методика работы с объектами BP4

Документ - это основное средство работы с информацией в системе BP4. Документ может быть либо полным электронным аналогом одного из используемых на практике бумажных документов (как счет или накладная), либо обобщением одного или нескольких бумажных документов.

В системе ведется учет следующих документов:

•Счета исходящие (клиентам)

•Продажи (акты и накладные)

•Счета входящие (инвойсы)

•Платежи

•Заявки на оплату

•Прочие документы (договоры, сертификаты и тд)

Несмотря на то, что при помощи вышеупомянутых объектов регистрируются разные факты хозяйственной деятельности, их учет и обработка во многом схожа. В текущей теме затронуты только общие моменты работы в реестрах документах, специфика же каждого описывается отдельно в соответствующих разделах в данного руководства.

Разделение документов различных собственных фирм

В системе ВР4 в одной базе может вестись учет по нескольким собственным фирмам. Для разграничения документооборота в каждой из собственных фирм возможен просмотр только документов созданных в той же собственной фирме.

Так же может потребоваться настроить разные свойства для документов, используемых в разных фирмах. Как примером, может служить настройка нумерации документов.

Свойства документов, специфические для каждой собственной фирмы, настраиваются в справочниках видов документов, таких как:

•Виды (группы) счетов и продаж

•Виды (группы) инвойсов

•Центры учета денежных средств

•Виды (группы) документов (Библиотека документов)

Внимание:

Содержимое справочников Видов документов одинаковое вне зависимости от того, под именем какой фирмы вы зашли в программу, но их СВОЙСТВА ОТЛИЧАЮТСЯ и должны быть настроены для каждой фирмы в отдельности.

Валюты в документе

Валюта в документах встречается на разных уровнях учета сумм: Валюта строк спецификации, Валюта документа, Валюта пересчета итогов (Валюта учета).

Неотъемлемым признаком каждого документа является Валюта документа.

Механизм подстановки валюты документа следующий:

•Если документ связан с договором (клиента/поставщика), то валюта договора подставится в документ в качестве валюты документа.

•Если привязки к договору нет, то подставляется валюта контрагента. Валюта контрагента настраивается в программе в карточке контрагента > вкладка Клиент/Поставщик > Свойства как клиента или Свойства как поставщика.

•Если валюта клиента не настроена, то подставляется базовая валюта, настраиваемая в Параметрах системы. >> Параметры системы

У каждой строки спецификации документа также имеется возможность указания своей валюты - Валюта строки спецификации.

Пересчет сумм строк спецификации из их валюты в валюту документа осуществляется по курсу, указанному в поле Курс, в каждой строке спецификации.

Правило формирования курса пересчета:

1.Определяется какой вариант курса конвертации будет использоваться для данного документа: если в документе поле Правило конвертации не заполнено, тогда используется вариант конвертации, настроенный в параметрах системы, как курс по умолчанию - Вариант конвертации по умолчанию. В стандартных настройках программы таким курсом выступает - Курс ЦБ РФ.

2.Определяется на какую дату будет запрашиваться значение курса: берется значение из поля Дата конвертации документа. Дата конвертации при создании документа заполняется значением даты документа. Если Дата конвертации совпадает с Датой документа, то при смене Даты документа поле Дата конвертации будет меняться синхронно. Но если значение в поле Дата конвертации отличается от даты документа, синхронизации дат не производится.

На вкладке Параметры учета в документе расположена таблица Итоги в альтернативных валютах учета: именно в этой таблице отображается результат пересчета сумм документа в другие валюты учета, применяемые в организациях. Суммы в альтернативных валютах можно принудительно пересчитать по команде Пересчитать суммы документа F9 из контекстного меню и меню Действия реестра соответствующих документов.

Для всех документов со спецификацией действуют единые правила округления сумм при конвертациях. Сумма в валюте документа, вычисляемая путём перемножения суммы в валюте строки и курса конвертации, округляется до количества разрядов, предусмотренного в карточке валюты, использованной в качестве валюты документа (поле Количество разрядов). Но при необходимости данная настройка может быть изменена в конкретном документе в опции Параметры спецификации документа.

>> Валюты учета

Оформление от имени фирмы

При вводе документа в системе фиксируется:

•Фирма ввода. В какой фирме находился пользователь в момент ввода документа.

•Фирма оформления. Какая фирма (контрагент) указан в документе на вкладке Параметры учета поле Оформлен от фирмы.

По умолчанию все документы, введенные в текущей собственной фирме, имеют ту же фирму в поле Оформлен от фирмы. Такая ситуация характерна, когда учет ведется только в единственной фирме либо когда фирм несколько и в каждой ведется полноценный, отдельный учет в BP4. Поле Оформлен от фирмы может быть заполнено не только собственными фирмами, но и любым контрагентом из справочника Контрагенты.

В ряде ситуаций фирма, в которой вводился документ, может не совпасть с фирмой в поле Оформлен от фирмы карточки документа.

1.Все сотрудники работают в одной собственной фирме, где ведут учет всех объектов системы (грузы, рейсы, объекты CRM и WMS, продажи, счета, инвойсы и т.д.). Взаиморасчеты между собственными фирмами в BP4 не ведутся, но нужно учитывать от лица какой фирмы были выставлены товарные документы.

2.Есть потребность в регистрации в системе документов других контрагентов, на деятельность которых мы влияем. Примером могут выступать фирмы-импортеры, сотрудничающие с нашей фирмой.

Внимание:

Значение поля Оформлен от фирмы может быть учтено при разноске документов друг на друга, но в объекте Карточка взаиморасчетов разделение по значению поля Оформлен в фирме не производится, документы отображаются по фирме ввода.

Значение поля Оформлен в фирме может влиять на заполнение других полей документов. Например, при смене значения в данном поле в Счете исходящем будет заменен расчетный счет, на который надо перечислять денежные средства, и может измениться валюта документа (счета), если нового расчетного счета другая валюта.

Смотрите также

Контрагенты

Работа с Документами

Работа с Документами